Word技巧

Office之Word排版技巧

字号+ 作者:admin 来源:未知 2019-12-31 我要评论

无论是在日常的工作中,还是在学习中,特别是对于要写论文的人而言,对文章的排版是极为重要的一环,这决定了别人对我们文章的阅读查看效率。同时良好的排版更能够提高文章的

0、引用

无论是在日常的工作中,还是在学习中,特别是对于要写论文的人而言,对文章的排版是极为重要的一环,这决定了别人对我们文章的阅读查看效率。同时良好的排版更能够提高文章的条理性、清晰度和审美观。笔者下面对编写一篇文章的基本步骤顺序做了简要的阐述,可能有遗漏之处请见谅!希望能够提高工作的效率。

1、设置页面布局

1.1、基本设置

文档的页面布局是排版的第一步。设置文档的页面布局在office的word的【页面布局】选项卡,可以分别设置页边距等信息,更多详情的设置在点击右下箭头打开,在【页面设置】对话框里面。【页边距】选项卡里面,可以设置上下左右的边距以及装订线位置,【纸张】选项卡里面设置页面纸张类型,一般是“A4”,【版式】选项卡可以设置有关节的相关信息以及页眉页脚的布局。

@云主宰苍穹

1.2、文字编排设置清晰

在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距,使得内容看起来更加清晰,对文章更加有条理性,方便人们进行阅读查看。

2、定义文档所需的样式

2.1、样式设置

在【开始】选项卡中,在需要修改的样式名上右键修改,进入修改对话框,可以对样式的名称、样式的基准等等进行修改。单击左下角的格式,可以定义该样式的字体段落等格式,同时可以为该样式设置快捷键。

注意:1、建议不要随意修改“正文”样式,会影响基于正文的所有样式。2、建议使用Word的内置样式,尤其是标题样式,可以使相关后面的功能更加简单一点。

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2.2、样式的保存于载入使用

文章所需的常用样式定义好了,为了避免重复工作,即就是常说的“重复制造车轮子”,将定义好的样式保存起来,一般的方法是保存为模板,方法为【文件】|【另存为】|文件类型选择“Word模板”,取一个见名知意的文档名保存到合适位置。以后使用这个模板,只需要打开该模板文件,即可基于该模板快速建立一个文档,同时可以使用定义好的样式,这就是Word模板的作用。

3、制作各章标题与页眉页脚

3.1、带编号的多级标题

一般在毕业论文等长篇文章中需要在各章前加入编号,形如文章的文档结构,定义章节的编号的功能可以在【开始】|【段落】面板中按钮|【定义新的多级列表】,打开定义新的多级列表对话框如下图:

在1处点击更多,展开右侧面板;

在2处选择级别1;

在3处设置级别的编号样式;

在4处设置编号的对齐方式;

在5处设置级别1链接的样式为标题1;

类似循环以上步骤,设置级别2,级别3等等,一般建议文章有3个级别就可以了。这样就可以开始面板上看到定义好的带编号的多级标题,在使用的只需要对相应文字应用相应的标题即可,就可以自动编号了。

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3.2、利用定义好的多级标题自动生成目录

方法为【引用】|【目录】|【自定义目录】,打开目录对话框,如下所示:

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在1处可以设置目录中显示的级别,一般选择3。当标题有变化时,只需要点击更新目录即可。即就是在生成的目录上右键,选择更新目录(即就是更新域,快捷键为F9)

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3.3、为各章分节

分节为也页眉的基础,相关对页眉的要求都是通过对文章分节才能实现,例如奇偶页不同,同时也是其他操作的基础,如纵向版面与横向版面混排。

3.4、插入页眉页脚

回到文档的开始(快捷键Ctrl+Home),选择【插入】|【页眉】,出现【设计】选项卡,第一页一般不需要页眉,直接点击下一节,先点击【链接到上一条页眉】,取消选择避免与上一节页眉跟着修改。

4、图片与表格的编号与使用

在word中,图片与表格的编号与引用主要利用题注,交叉引用即可。图片与表格类似,只是图片的题注在下方,而表格的题注在上方,在插入的时可以选择。

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在需要引用图片或者表格时,选择【引用】|【交叉引用】,引用类型选择图或者表,引用内容选择标签与编号,插入既可以完成引用。

5、参考文献的编号与引用

5.1、用尾注或者脚注

一般论文都需要引用参考文献,标注草考文献的方法有很多,笔者推荐使用尾注或者脚注的方法。方法【视图】|【普通视图】|【引用】|【显示备注】|【查看脚注】,即可根据自己的需求进行修改。

采用脚注或者尾注的方法,其自动化程度较高,但是可定义性差,无法满足文档的需求。

5.2、利用交叉引用

1、新建一页(快捷键Ctrl+Enter),并插入分节符,作为参考文献的列表页;

2、在【开始】|【定义新编号格式】,弹出定义新编号格式对话框,选择编号样式以及编号格式、对齐方式等等;

3、在编号后面输入参考文献的相关内容;

【小提示:在一般的数据库中都有导入引用参考文献的这个功能,可以直接导出格式复制到word中使用!】

4、在需要引用参考文献编号的位置,【引用】|【交叉引用】,应用类型选择编号项,引用内容选择段落编号,即可插入。

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6、Word常用快捷键

6.1、快速插入当前日期和时间

方法:按Alt+Shift+D插入系统日期,按下Alt+Shift+T组合键插入系统时间。

6.2、快速多次使用格式刷

方法:在Word中提供快速多次复制格式的方法:双击格式刷,就可以将选择的格式复制应用到多处,再次单击格式刷就关闭格式刷。

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